Como los programas de CRM contienen tanta información de clientes, representan una mina de oro potencial para los hackers. Si los datos de tu CRM son hackeados y filtrados al público, pueden destruir la confianza de los consumidores en tu empresa y perjudicar tu negocio. Aquí tienes cinco formas de proteger tus datos de CRM contra hackers y personas que se aprovechan de ellos.

Protege tus datos

El primer paso es proteger la infraestructura de TI que aloja tus datos de CRM. Es esencial crear varias capas de seguridad para hacerles mucho más difícil a los hackers entrar. Puedes empezar instalando un firewall reconocido que te permita controlar quién tiene acceso a tus datos. Después, instala un programa antivirus confiable para proteger tus datos de CRM de virus, gusanos y troyanos. La mayoría de los programas antivirus ofrecen análisis en tiempo real para bloquear intentos de intrusión cuando ocurren y cuentan con funciones antimalware y antiphishing que permitirán a tus empleados navegar por la web de forma segura.

Asegúrate de actualizar regularmente tu sistema operativo (OS). Todos los sistemas operativos tienen una función predeterminada y recomendada para descargar e instalar automáticamente las actualizaciones, incluidas las que corrigen vulnerabilidades de seguridad. Algunos usuarios desactivan las actualizaciones automáticas por temor a perder ancho de banda de internet y aumentar el consumo de datos, pero es recomendable dejarlas activadas para proteger la información o los activos.

También puedes instalar software que ofrezca cifrado para todo tu disco. El software de cifrado puede ser fácil de usar e incluso podría ya estar instalado en tu sistema operativo.

Elige un proveedor de CRM confiable

Quizá el paso más importante para proteger tus datos sea elegir un proveedor de CRM confiable. Una vez que configuras tu sistema de CRM, luego resulta bastante complicado migrar a otro. Por eso, investiga a fondo varias empresas de CRM antes de tomar una decisión de compra.

Consulta sitios confiables de noticias de TI como Computerworld y CNET, que ofrecen reseñas y comparaciones imparciales de distintos programas de CRM. Tu proveedor de CRM debe permitir acceso seguro e ilimitado a tus datos y poder cumplir con los estrictos estándares de datos establecidos en la norma ISO 27001.

Revisa el sitio web o blog del proveedor y otros sitios de noticias de TI para ver si hay antecedentes de filtraciones de datos y cómo las abordó la empresa. Puedes hacerlo simplemente buscando el nombre de la empresa + “brecha de seguridad” o nombre de la empresa + “filtración de datos” en tu motor de búsqueda. Investiga para asegurarte de que tu proveedor de CRM sea transparente en su comunicación y tenga una sólida reputación en seguridad.

Todo proveedor de CRM establecido tendrá una página web o un PDF en el que se describan los procedimientos de seguridad que sigue para proteger los datos de los clientes. Busca esta documentación en el sitio web del proveedor o contáctalo y solicita esta información.

Capacita a tus empleados

Muchas filtraciones de datos ocurren porque los empleados comparten documentos, datos e incluso contraseñas de manera involuntaria o descuidada. Además, a medida que la tecnología evoluciona y surgen nuevas tecnologías, es posible que tus protocolos de seguridad queden obsoletos. Realiza una evaluación de riesgos para identificar las áreas débiles en tus protocolos de seguridad actuales y corrígelas.

Capacita a tus empleados sobre cómo usar su hardware, software y datos, y sobre la forma correcta de protegerse contra filtraciones. Además, ofrece tutoriales en video y realiza talleres de simulación de roles para informarles sobre lo que se debe y no se debe hacer en caso de una filtración de datos. Después de la capacitación, asegúrate de probar periódicamente tus protocolos de seguridad.

Además, enséñales a navegar por la web de forma segura para frenar los ataques basados en internet. Cubre temas como cómo evitar caer víctima de ataques de phishing, que podrían resultar en la pérdida o el robo de datos de la empresa o de los clientes, y cómo evitar transacciones sensibles en redes inalámbricas públicas.

Usa las contraseñas de forma efectiva

Una de las razones más comunes por las que un sistema puede ser hackeado es que usa contraseñas comunes y fáciles de adivinar. Asegúrate de que tus empleados usen contraseñas seguras (una contraseña segura es una frase de al menos 12 caracteres) y una contraseña única para cada cuenta. Enseña a los empleados a guardar sus contraseñas escritas en lugares seguros, lejos de sus computadoras, y/o considera usar administradores de contraseñas para almacenarlas de forma segura.

Muchas empresas y programas de software han empezado a depender de la autenticación fuerte, que requiere que los usuarios tengan más que solo su contraseña para iniciar sesión en sus cuentas. La autenticación fuerte —que puede incluir llaves de seguridad, biometría y/o códigos de un solo uso enviados después de ingresar un nombre de usuario y una contraseña— proporciona una capa adicional de seguridad para proteger contra el secuestro de cuentas.

Monitorea la actividad del CRM con regularidad

No necesitas monitorear cada actividad de tus empleados mientras usan tu sistema de CRM; sin embargo, puedes configurar alertas de seguridad que te notifiquen en caso de acceso no autorizado o filtraciones de seguridad. También puedes crear paneles en línea en tiempo real para monitorear regularmente el estado de seguridad de tu sistema de CRM y de la red de la empresa. Muchas de estas herramientas de panel cuentan con capacidades listas para usar que se integran con tu sistema de seguridad y pueden ayudarte a rastrear rápidamente las métricas clave de seguridad para tu infraestructura de TI.

Para concluir

Estos cinco consejos te ayudarán a evaluar la seguridad de tu CRM y a tomar medidas para fortalecerla aún más. Así como tus clientes importan, sus datos también. Las filtraciones de datos pueden arruinar la reputación de tu empresa y permitir que la competencia les robe a tus clientes. Con un sistema de seguridad de varias capas y empleados bien capacitados, puedes concentrarte con tranquilidad en hacer crecer tu negocio en lugar de preocuparte por cuándo tu empresa podría convertirse en el próximo objetivo de hackeo.

Sobre el autor

Durante más de ocho años, Sreeram Sreenivasan ha trabajado con varias empresas Fortune 500 en las áreas de inteligencia de negocios, ventas y estrategia de marketing. Escribe con regularidad en Fedingo sobre una amplia variedad de temas de crecimiento empresarial y marketing. También es el fundador y director ejecutivo de Ubiq BI, una plataforma de BI basada en la nube para pequeñas y medianas empresas y grandes corporaciones.