Como programas de CRM contêm tantos dados de clientes, eles representam um potencial campo de ouro para hackers. Se os dados do seu CRM forem hackeados e vazados ao público, isso pode destruir a confiança dos consumidores em sua empresa e prejudicar seus negócios. Aqui estão cinco maneiras de proteger os dados do seu CRM de hackers e exploradores.

Proteja Seus Dados

O primeiro passo é proteger a infraestrutura de TI que hospeda os dados do seu CRM. É essencial criar várias camadas de segurança para tornar ainda mais difícil a entrada de hackers. Você pode começar instalando um firewall renomado que permitirá controlar quem tem acesso aos seus dados. Em seguida, instale um programa antivírus confiável para proteger seus dados de CRM de vírus, worms e trojans. A maioria dos programas antivírus oferece varredura em tempo real para bloquear tentativas de intrusão à medida que ocorrem e contém capacidades anti-malware e anti-phishing que permitirão que seus funcionários naveguem na web de forma segura.

Garanta que você atualize regularmente seu sistema operacional (OS). Todo OS possui um recurso padrão e recomendado para baixar e instalar atualizações automaticamente, incluindo aquelas que corrigem vulnerabilidades de segurança. Alguns usuários desativam as atualizações automáticas, temendo perda de largura de banda da internet e aumento do uso de dados, mas é aconselhável deixá-las ativadas para proteger informações ou ativos.

Você também pode instalar um software que oferece criptografia para o disco completo. O software de criptografia pode ser fácil de usar e pode até já estar instalado no seu OS.

Escolha um Provedor de CRM Confiável

Talvez o passo mais importante para proteger seus dados seja escolher um provedor de CRM confiável. Uma vez que você configura seu sistema de CRM, é bastante incômodo migrar para outro diferente depois. Então, pesquise diversas empresas de CRM minuciosamente antes de tomar uma decisão de compra.

Consulte sites de notícias de TI confiáveis, como Computerworld e CNET, que fornecem avaliações imparciais e comparações de diversos softwares de CRM. Seu provedor de CRM deve permitir acesso seguro ilimitado aos seus dados e ser capaz de seguir os rígidos padrões de dados estabelecidos na ISO 27001.

Verifique o site/blog do provedor e outros sites de notícias de TI para qualquer histórico de violações de dados e como a empresa lidou com elas. Você pode fazer isso simplesmente pesquisando o nome da empresa + “violação de segurança” ou nome da empresa + “violação de dados” em seu mecanismo de busca. Faça sua pesquisa para garantir que seu provedor de CRM é transparente em sua comunicação e tem uma reputação sólida em segurança.

Cada provedor de CRM estabelecido terá uma página na web ou PDF que apresenta os procedimentos de segurança que seguem para proteger os dados dos clientes. Procure essa documentação no site de um provedor ou entre em contato com eles e peça essa informação.

Eduque Seus Funcionários

Muitas violações de dados acontecem porque os funcionários, de forma não intencional ou descuidada, compartilham documentos, dados e até senhas. Além disso, à medida que a tecnologia evolui e surgem novas tecnologias, é possível que seus protocolos de segurança fiquem desatualizados. Realize uma avaliação de risco para identificar as áreas fracas em seus protocolos de segurança existentes e conserte-as.

Treine seus funcionários sobre o uso de seus hardwares, softwares e dados e a maneira correta de proteger-se contra violações. Além disso, ofereça tutoriais em vídeo e conduza oficinas de simulação para informá-los sobre o que fazer e o que não fazer em caso de violações de dados. Após o treinamento, certifique-se de testar periodicamente seus protocolos de segurança.

Além disso, eduque-os sobre a navegação segura na web para evitar ataques baseados na internet. Cubra tópicos como como evitar cair em ataques de phishing, que podem resultar em perda ou roubo de dados da empresa ou do cliente, e evitar transações sensíveis em redes sem fio públicas.

Use Senhas Eficazes

Uma das razões mais comuns pelas quais um sistema pode ser hackeado é porque usa senhas comuns e fáceis de adivinhar. Certifique-se de que seus funcionários usam senhas fortes (uma senha forte é uma frase com pelo menos 12 caracteres) e usam uma senha única para cada conta. Ensine os funcionários a manter senhas anotadas em locais seguros, longe de seus computadores, e/ou considere usar gerenciadores de senhas para armazenar suas senhas com segurança.

Muitas empresas e programas de software começaram a depender de autenticação forte que requer que os usuários tenham mais do que apenas suas senhas para acessar contas. A autenticação forte — que pode incluir chaves de segurança, biometria e/ou códigos únicos enviados após inserir um nome de usuário e senha — oferece uma camada adicional de segurança para proteger contra sequestro de contas.

Monitore a Atividade do CRM Regularmente

Você não precisa monitorar todas as atividades de seus funcionários enquanto eles usam seu sistema de CRM; no entanto, você pode configurar alertas de segurança que notifiquem em caso de acesso não autorizado ou violações de segurança. Você também pode criar painéis online em tempo real para monitorar regularmente o status de segurança do seu sistema de CRM e rede da empresa. Muitas dessas ferramentas de painel têm capacidades prontas para integração com seu sistema de segurança e podem ajudá-lo a rastrear rapidamente as principais métricas de segurança para sua infraestrutura de TI.

Concluindo

Estas cinco dicas ajudarão você a avaliar a segurança do seu CRM e a tomar medidas para reforçá-la ainda mais. Assim como seus clientes são importantes, também são os dados deles. As violações de dados podem arruinar a reputação de sua empresa e permitir que os concorrentes roubem seus clientes. Com um sistema de segurança em camadas e funcionários bem treinados, você pode se concentrar tranquilamente no crescimento do seu negócio em vez de se preocupar com quando sua empresa pode ser o próximo alvo de hackers.

Sobre o Autor

Há mais de oito anos, Sreeram Sreenivasan trabalha com várias empresas da Fortune 500 nas áreas de inteligência de negócios, estratégia de vendas e marketing. Ele escreve regularmente no Fedingo sobre uma ampla gama de tópicos de crescimento empresarial e marketing. Ele também é o fundador e CEO da Ubiq BI, uma plataforma de BI baseada em nuvem para pequenas e médias empresas e grandes empresas.