Tu sistema de CRM (Gestión de Relaciones con Clientes) es valioso. Contiene información valiosa de los clientes, detalles de prospectos e información de ventas, información vital que impulsa el crecimiento y la confianza. 

Pero aquí está el problema: estos datos también son muy valiosos para los ciberdelincuentes. 

Si los hackers violan tu CRM, no solo están robando datos, están destrozando la reputación de tu empresa. En seguridad, decimos que los sistemas como el CRM son las “joyas de la corona” de tu empresa, activos digitales extremadamente valiosos que vale la pena proteger.  

Como todo lo relacionado con la seguridad, las buenas prácticas realizadas consistentemente producen los mejores resultados. Con las acciones correctas, puedes proteger los datos de tu CRM.

1. Elige un proveedor de CRM que se tome en serio la seguridad 

No todas las plataformas de CRM son creadas de igual manera. Honestamente, el paso más importante para asegurar tus datos es elegir un proveedor de CRM confiable. Ten en cuenta que una vez configures un sistema CRM, es complicado migrar a otro diferente más adelante.  

Antes de comprometerte, evalúa a los posibles proveedores como si tu negocio dependiera de ello, porque lo hace. 

• Certificaciones de seguridad: Busca proveedores que cumplan con estándares internacionales de seguridad en ISO 27001. Alinear con los estándares SOC 2 y GDPR también es ideal. 

• Historial de violaciones: Una simple búsqueda en Google puede revelar mucho: busca el nombre de la empresa y "violación de datos". Haber sido afectado por una violación de datos no tiene que ser descalificante, pero observa cómo reaccionó la empresa. La forma en que una empresa maneja incidentes pasados dice más que el marketing atractivo.  

• Documentación de seguridad transparente: Los proveedores reputados comparten con orgullo sus medidas de seguridad. Exige ver libros blancos, preguntas frecuentes de seguridad o acuerdos de nivel de servicio (SLA) que detallen cómo se protegen tus datos. Algunos proveedores ahora ofrecen arquitectura de confianza cero (lo que significa que la empresa no tiene acceso desde su extremo) y opciones de nube privada, grandes logros para la seguridad del CRM.

2. Construye una fortaleza en capas alrededor de tu CRM 

La seguridad de tu CRM es tan fuerte como los sistemas que lo rodean. Tu estrategia debe centrarse en la seguridad en capas. Ninguna defensa única es perfecta, pero juntas multiplican la protección. 

• Firewalls y protección de endpoint: Invierte en un firewall fuerte y moderno y en soluciones de detección y respuesta de endpoints (EDR). Las herramientas EDR pueden detectar actividad sospechosa temprano antes de que se convierta en una crisis total. 

• Mantén el software actualizado: Siempre mantén tus sistemas operativos, la plataforma CRM y todas las herramientas de seguridad completamente actualizadas. La gestión automatizada de parches es imprescindible para las empresas modernas, no solo un complemento. 

• Herramientas de navegación seguras: Usa soluciones de aislamiento de navegador y plataformas antivirus confiables que puedan manejar amenazas modernas de phishing y malware. 

• Encuentra un sistema CRM seguro: Verifica si tu proveedor de CRM ofrece cifrado integrado, acceso seguro a API y opciones avanzadas de detección de amenazas. 

3. Entrena a tu equipo  

La tecnología es importante, sí. Pero si tus empleados caen en un mensaje de phishing o en un esquema de ingeniería social, podría ser en vano. En lugar de verlos como una vulnerabilidad, considera a tu gente como tu fortaleza. La capacitación continua en seguridad es crucial. No solo capacítalos para usar el CRM de manera efectiva y adecuada, sino también para mantenerlo seguro.

• Capacitación regular: En lugar de capacitar una vez durante la incorporación, comprométete a repetir la capacitación cada año (al menos). Muchos programas están gamificados y son atractivos para ayudar a que la información se retenga mejor.

• Acceso basado en roles: Solo da a los empleados acceso a los datos que necesitan para hacer su trabajo. Asegúrate de que entiendan por qué.

• Sigue las mejores prácticas de navegación segura y trabajo remoto: Cubre temas como evitar riesgos de Wi-Fi público, usar VPN y reconocer correos electrónicos sospechosos. 

4. Conviértete en un experto en contraseñas 

Las contraseñas son tu primera línea de defensa, así que tú y tu equipo deben entender las mejores prácticas de contraseñas.  

• Refuerza políticas de contraseñas fuertes: Hoy en día, las contraseñas deben tener al menos 16 caracteres y cada cuenta debe tener su contraseñas única.   

• MFA obligatorio: Requiere autenticación multifactor (MFA) en todas partes, y definitivamente para el acceso a CRM. Puntos extra si tus requisitos de MFA incluyen biometría, claves de seguridad o una aplicación especial de autenticación en lugar de solo códigos de texto. 

• Gestores de contraseñas: Proporciona gestores de contraseñas para tu equipo para evitar la reutilización de contraseñas y opciones de contraseñas débiles. Un gestor de contraseñas es la manera más segura de generar y mantener contraseñas increíbles para todas tus cientos de cuentas. Las claves de acceso son otra nueva tecnología que es típicamente más fuerte que solo usar contraseñas y vale la pena considerar!

5. Vigila tu CRM como un halcón 

No puedes arreglar lo que no ves. Configura monitoreo en tiempo real y alertas de seguridad en tu sistema CRM para detectar actividad sospechosa antes de que se descontrole. 

• Registros de auditoría: Revisa inicios de sesión de usuarios, exportaciones de datos y cambios en el sistema regularmente. ¡Haz que sea responsabilidad de alguien!  

• Conoce tu panel de control: Paneles que reúnen la actividad de CRM, la seguridad de la red y el estado de los endpoints hacen que la detección de amenazas sea mucho más rápida. 

• Herramientas de detección de anomalías: Algunos CRMs ahora ofrecen análisis de comportamiento para detectar patrones de acceso inusuales y cerrarlos rápidamente. 

• Plan de respuesta a incidentes: Crea un manual de procedimientos sobre qué hacer si algo sale mal. La velocidad importa durante una violación. Así es como te mantienes ciber resiliente. Asegúrate de tener un contacto en la empresa de CRM para asistir en una violación de datos. Mantén esta información de contacto en tu documentación de respuesta a incidentes.

Proteger tu CRM es proteger a tus clientes 

Tus clientes confían en ti con su información. Proteger los datos de tu CRM no es solo un problema de TI, puede impactar a todo tu negocio si tu reputación se ve perjudicada por una violación de CRM.  

Al elegir un proveedor de CRM de calidad, superponiendo tus defensas, capacitando a tu equipo, imponiendo controles de acceso estrictos y monitoreando de manera inteligente, te mantendrás por delante de las amenazas y mantendrás prósperas tus relaciones con los clientes. 

Porque cuando proteges tus datos, proteges a tus clientes y tu futuro. Para aprender más consejos de seguridad, suscríbete a nuestro boletín. También tenemos un programa dedicado a proteger a las pequeñas empresas: CyberSecure My Business.