Seu sistema de CRM (Customer Relationship Management) é precioso. Ele contém informações valiosas sobre clientes, detalhes de possíveis clientes e insights de vendas – informações vitais que impulsionam o crescimento e a confiança. 

Mas aqui está o problema: esses dados também são muito valiosos para os cibercriminosos. 

Se hackers violarem o seu CRM, eles não estão apenas roubando dados – estão destruindo a reputação da sua empresa. Na segurança, dizemos que sistemas como o CRM são as “joias da coroa” da sua empresa – ativos digitais extremamente valiosos que vale a pena proteger.  

Como tudo relacionado à segurança, bons hábitos praticados consistentemente produzem os melhores resultados. Com as atitudes certas, você pode proteger seus dados de CRM.

1. Escolha um fornecedor de CRM que leve a segurança a sério 

Nem todas as plataformas de CRM são criadas igualmente. Honestamente, o passo mais importante na proteção dos seus dados é escolher um fornecedor de CRM confiável. Saiba que, uma vez que você configurar um sistema de CRM, é complicado migrar para outro mais tarde.  

Antes de se comprometer, pressiona potenciais fornecedores como se seu negócio dependesse disso — porque depende. 

• Certificações de segurança: Procure fornecedores que atendam a padrões internacionais de segurança ISO 27001. Alinhar com os padrões SOC 2 e GDPR também é ideal. 

• Histórico de violações: Uma simples pesquisa no Google pode revelar muito – procure o nome da empresa e "violação de dados." Sofrer uma violação de dados não precisa ser desqualificante, mas veja como a empresa reagiu. Como uma empresa lida com incidentes passados diz mais do que um marketing sofisticado jamais poderia.  

• Documentação de segurança transparente: Fornecedores respeitáveis orgulhosamente compartilham suas medidas de segurança. Exija ver whitepapers, FAQs de segurança ou acordos de nível de serviço (SLAs) detalhando como seus dados são protegidos. Alguns fornecedores agora oferecem arquitetura de confiança zero (o que significa que a empresa não tem acesso ao seu lado) e opções de nuvem privada – grandes vitórias para a segurança de CRM.

2. Construa uma fortaleza em camadas ao redor do seu CRM 

A segurança do seu CRM é tão forte quanto os sistemas que o cercam. Sua estratégia deve se concentrar em segurança em camadas. Nenhuma defesa isolada é perfeita, mas juntas, elas multiplicam a proteção. 

• Firewalls e proteção para endpoints: Invista em um firewall forte e moderno e em soluções de detecção e resposta de endpoints (EDR). Ferramentas EDR podem detectar atividades suspeitas precocemente antes que se tornem uma crise total. 

• Mantenha os softwares atualizados: Sempre mantenha seus sistemas operacionais, plataforma de CRM e todas as ferramentas de segurança totalmente atualizadas. O gerenciamento automatizado de patches é essencial para empresas modernas, não um recurso desejável. 

• Ferramentas de navegação segura: Use soluções de isolamento de navegador e plataformas antivírus confiáveis que possam lidar com ameaças modernas de phishing e malware. 

• Encontre um sistema de CRM seguro: Verifique se o seu provedor de CRM oferece criptografia integrada, acesso seguro a API, e opções avançadas de detecção de ameaças. 

3. Treine sua equipe  

A tecnologia é importante, sim. Mas se seus funcionários caírem em uma mensagem de phishing ou em um esquema de engenharia social, pode ser tudo em vão. Em vez de vê-los como uma vulnerabilidade, veja seu pessoal como sua força. O treinamento contínuo em segurança é crucial. Não apenas os treine para usar o CRM de forma eficaz e adequada, mas treine-os para mantê-lo seguro.

• Treinamento regular: Em vez de treinar apenas uma vez durante a integração, comprometa-se a repetir o treinamento todos os anos (pelo menos). Muitos programas são gamificados e envolventes para ajudar a informação a fixar melhor.

• Acesso baseado em função: Dê acesso aos funcionários apenas aos dados de que precisam para realizar seu trabalho. Garanta que eles entendam o porquê.

• Siga práticas recomendadas de navegação segura e trabalho remoto: Cubra tópicos como evitar riscos de Wi-Fi público, usar VPNs e reconhecer e-mails suspeitos. 

4. Torne-se um especialista em senhas 

Senhas são sua primeira linha de defesa, portanto você e sua equipe devem entender as melhores práticas para senhas.  

• Imponha políticas de senhas fortes: Hoje em dia, senhas devem ter pelo menos 16 caracteres e cada conta deve ter sua própria senha exclusiva.   

• MFA obrigatória: Exija autenticação multifator (MFA) em todos os lugares, e definitivamente para acesso ao CRM. Pontos extras se seus requisitos de MFA incluírem biometria, chaves de segurança ou um aplicativo de autenticação especial em vez de apenas códigos de texto. 

• Gerenciadores de senhas: Forneça gerenciadores de senhas para sua equipe para evitar o uso repetido de senhas e escolhas de senhas fracas. Um gerenciador de senhas é a maneira mais segura de gerar e manter senhas incríveis para todas as suas centenas de contas. As chaves de passagem são outra nova tecnologia que é tipicamente mais forte do que apenas usar senhas e vale a pena conferir!

5. Vigie seu CRM como um falcão 

Você não pode corrigir o que não vê. Configure monitoramento em tempo real e alertas de segurança no seu sistema CRM para detectar atividades suspeitas antes que elas se agravem. 

• Logs de auditoria: Revise regularmente os logins de usuários, exportações de dados e alterações no sistema. Torne isso responsabilidade de alguém! 

• Conheça seu dashboard: Painéis que reúnem a atividade do CRM, a segurança da rede e o status dos endpoints aceleram a identificação de ameaças. 

• Ferramentas de detecção de anomalias: Alguns CRMs agora oferecem análise de comportamento para detectar padrões de acesso incomuns e interrompê-los rapidamente. 

• Plano de resposta a incidentes: Crie um plano de ação para o que fazer se algo der errado. A velocidade é crucial durante uma violação. É assim que você permanece ciber resiliente. Garanta que você tenha um contato na empresa de CRM para ajudar em uma violação de dados. Mantenha essas informações de contato na documentação de resposta a incidentes.

Proteger seu CRM é proteger seus clientes 

Seus clientes confiam em você com suas informações. Proteger seus dados de CRM não é apenas um problema de TI, pode impactar todo o seu negócio se sua reputação for destruída por uma violação de CRM.  

Ao escolher um fornecedor de CRM de qualidade, criar camadas de defesa, treinar sua equipe, impor controles de acesso rigorosos e monitorar de forma inteligente, você estará à frente das ameaças e manterá seus relacionamentos com os clientes florescendo. 

Porque quando você protege seus dados, você protege seus clientes – e seu futuro. Para saber mais dicas de segurança, inscreva-se em nosso boletim informativo. Também temos um programa dedicado a proteger pequenas empresas: CyberSecure My Business.