Uma vez que os programas de CRM contêm tanta informação dos clientes, representam um potencial tesouro para os hackers. Se os seus dados de CRM forem pirateados e divulgados ao público, isso pode destruir a confiança dos consumidores na sua empresa e prejudicar o seu negócio. Aqui estão cinco formas de proteger os seus dados de CRM de hackers e exploradores.

Proteja os Seus Dados

A primeira etapa é proteger a infraestrutura de TI que aloja os dados do seu CRM. É essencial criar várias camadas de segurança para tornar muito mais difícil aos hackers entrar. Pode começar por instalar uma firewall conceituada que lhe permita controlar quem tem acesso aos seus dados. Em seguida, instale um programa antivírus fiável para proteger os dados do seu CRM contra vírus, worms e trojans. A maioria dos programas antivírus oferece análise em tempo real para bloquear tentativas de intrusão à medida que ocorrem e inclui capacidades antimalware e anti-phishing que permitirão aos seus colaboradores navegar na web em segurança.

Certifique-se de que atualiza regularmente o seu sistema operativo (SO). Todos os SO têm uma funcionalidade predefinida e recomendada para transferir e instalar automaticamente atualizações, incluindo as que corrigem vulnerabilidades de segurança. Alguns utilizadores desativam as atualizações automáticas, receando perda de largura de banda da Internet e aumento do uso de dados, mas é aconselhável mantê-las ativas para proteger informações ou ativos.

Também pode instalar software que forneça encriptação para todo o disco. O software de encriptação pode ser fácil de usar e até já pode estar instalado no seu SO.

Escolha um Fornecedor de CRM de Confiança

Talvez o passo mais importante para proteger os seus dados seja escolher um fornecedor de CRM fiável. Depois de configurar o seu sistema de CRM, é bastante moroso migrar mais tarde para outro. Por isso, pesquise cuidadosamente várias empresas de CRM antes de tomar uma decisão de compra.

Consulte sites de notícias de TI de confiança, como Computerworld e CNET, que fornecem análises e comparações imparciais de vários softwares de CRM. O seu fornecedor de CRM deve permitir acesso seguro ilimitado aos seus dados e ser capaz de seguir os rigorosos padrões de dados estabelecidos na ISO 27001.

Consulte o website/blog do fornecedor e outros sites de notícias de TI para ver se há histórico de violações de dados e como a empresa lidou com elas. Pode fazê-lo simplesmente pesquisando no motor de busca o nome da empresa + “security breach” ou o nome da empresa + “data breach”. Faça a sua pesquisa para garantir que o seu fornecedor de CRM é transparente na sua comunicação e tem uma reputação sólida em segurança.

Todos os fornecedores de CRM estabelecidos terão uma página web ou PDF que descreve os procedimentos de segurança que seguem para proteger os dados dos clientes. Procure esta documentação no website de um fornecedor ou contacte-o e peça estas informações.

Forme os Seus Colaboradores

Muitas violações de dados acontecem porque os colaboradores, involuntariamente ou por descuido, partilham documentos, dados e até palavras-passe. Além disso, à medida que a tecnologia evolui e surgem novas tecnologias, é possível que os seus protocolos de segurança se tornem desatualizados. Realize uma avaliação de risco para identificar as áreas fracas nos seus protocolos de segurança existentes e corrija-as.

Forme os seus colaboradores na utilização do seu hardware, software e dados e na forma correta de se protegerem contra violações. Além disso, disponibilize tutoriais em vídeo e realize workshops de simulação de papéis para os informar sobre os procedimentos a adotar e a evitar em caso de violações de dados. Após a formação, certifique-se de que testa periodicamente os seus protocolos de segurança.

Além disso, sensibilize-os para uma navegação segura na web para frustrar ataques baseados na Internet. Aborde temas como como evitar ser vítima de ataques de phishing, que podem resultar na perda ou roubo de dados da empresa ou dos clientes, e evitar transações sensíveis em redes sem fios públicas.

Use as Palavras-passe de Forma Eficaz

Uma das razões mais comuns pelas quais um sistema pode ser hackeado é o uso de palavras-passe comuns e fáceis de adivinhar. Certifique-se de que os seus colaboradores utilizam palavras-passe fortes (uma palavra-passe forte é uma frase com pelo menos 12 caracteres) e utilizam uma palavra-passe única para cada conta. Ensine os colaboradores a manter as palavras-passe escritas em locais seguros, longe dos computadores, e/ou considere utilizar gestores de palavras-passe para armazenar as suas palavras-passe com segurança.

Muitas empresas e programas de software começaram a recorrer a autenticação forte, que exige que os utilizadores tenham mais do que apenas as suas palavras-passe para iniciar sessão nas contas. A autenticação forte – que pode incluir chaves de segurança, biometria e/ou códigos de utilização única enviados após a introdução de um nome de utilizador e palavra-passe – fornece uma camada adicional de segurança para proteger contra o roubo de contas.

Monitorize Regularmente a Atividade do CRM

Não precisa de monitorizar todas as atividades dos seus colaboradores enquanto usam o seu sistema de CRM; no entanto, pode configurar alertas de segurança que o notifiquem em caso de acesso não autorizado ou violações de segurança. Também pode criar painéis online em tempo real para monitorizar regularmente o estado de segurança do seu sistema de CRM e da rede da empresa. Muitas destas ferramentas de painel têm capacidades prontas a usar para integrar com o seu sistema de segurança e podem ajudá-lo a acompanhar rapidamente as principais métricas de segurança da sua infraestrutura de TI.

Em Resumo

Estas cinco dicas ajudá-lo-ão a avaliar a segurança do seu CRM e a tomar medidas para a reforçar ainda mais. Tal como os seus clientes importam, os seus dados também. As violações de dados podem arruinar a reputação da sua empresa e permitir que os concorrentes roubem os seus clientes. Com um sistema de segurança multicamada e colaboradores bem formados, pode concentrar-se tranquilamente no crescimento do seu negócio em vez de se preocupar com quando o seu negócio poderá ser o próximo alvo de pirataria.

Sobre o Autor

Durante mais de oito anos, Sreeram Sreenivasan trabalhou com várias empresas da Fortune 500 nas áreas de business intelligence, estratégia de vendas e marketing. Escreve regularmente no Fedingo sobre uma vasta gama de tópicos de crescimento empresarial e marketing. É também o fundador e CEO da Ubiq BI, uma plataforma de BI baseada na nuvem para pequenas e médias empresas e grandes organizações.